接獲簡報任務時,你把心力和時間都用在哪裡?

曾為超過200家上市公司擔任簡報講師的伯克企管總經理王永福說,除了專注於內容的構思與投影片製作之外,千萬別忽略了「上台前的準備」,否則將使得簡報效果大打折扣。他依據多年經驗,提出事前練習的祕訣:

祕訣1:熟記投影片順序

蘋果(Apple)創辦人史蒂夫·賈伯斯(Steve Jobs)以精彩簡報聞名於世,他的投影片總是配合他生動自然的說明,在恰好的時間點上出現。「要有這樣的表現,一定得把投影片順序全部記住才有可能。」如果盯著螢幕等待下一張投影片出現,絕不可能營造出這種效果。

而要記住每一張投影片的順序,沒有想像中的困難。王永福說,一般上台簡報的投影片大概是二、三十張,可以區分為「開場」「3個重點」「結尾」等段落,每一段落約四、五張投影片,透過「先記段落,再記細節」,就可以大致掌握投影片出現的時機。他自己就曾經用這個方法,一次記住180張投影片,整場演講中完全不用回頭看。

祕訣2:演練時大聲說出來

「記憶是一回事,實際說出來又是一回事!」只在心中默念演練絕對不夠,唯有大聲念出來,才能發現語意不順的地方。不過,大聲演練不是背稿,而是記住投影片順序,然後配合著把話說出來,就算每次講的話不盡相同也無妨,多練幾次,就會發現自己愈講愈順。

祕訣3:控制好時間

再好的內容,沒時間講完也是枉然。演練時,最好打開計時器,確認每個段落的時間分配是否恰當。第一次練習時,通常都會超時,就可以再思考哪些部分可以刪除或應該更深入,重新檢視每個段落內容與時間配置,反覆調整,就能讓自己更穩更有信心。

祕訣4:請朋友給意見

自己練習往往有盲點,所以最好能請朋友或同事,以一般聽眾的角度,針對你的演練給予回饋,幫你分析哪裡講不好、哪裡內容太深。透過旁觀者的角度,往往能得到意想不到的啟發。

http://www.managertoday.com.tw/articles/view/51552

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